Telefonkonferenzen erfolgreich führen

Das kennt jeder: Telefonate mit einer einzigen Person. Dagegen können Telefonate mit mehreren Kollegen – gerne auch Telefonkonferenz genannt - nicht nur ungewohnt, sondern auch anstrengend sein. Hierbei kann die sensible Moderation einer zuvor bestimmten Person aus dem Kollegenkreis hilfreich sein.

Der Termin einer Telefonkonferenz wird häufig rechtzeitig bekannt gegeben. Legen Sie sich die entsprechenden Zugänge zurecht und testen Sie diese vorab.

Das kennt jeder: Telefonate mit einer einzigen Person. Dagegen können Telefonate mit mehreren Kollegen – gerne auch Telefonkonferenz genannt - nicht nur ungewohnt, sondern auch anstrengend sein. Was es zu beachten gibt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Bei Telefonkonferenzen ist eine disziplinierte Gesprächsführung unerlässlich. Sonst kommt es zu Störungen, wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Auch die Technik funktioniert nicht bei jedem Teilnehmer optimal – oder wird nur suboptimal genutzt. Hier kann ein Moderator, der vielleicht auch einen technischen Hintergrund hat, helfen, auf solche Fehler wie zu leises, zu lautes Sprechen, Atemgeräusche oder lauter Hintergrund aufmerksam machen und so zu einem guten Ergebnis der Telefonrunde beitragen.

Wird in einer Telefonkonferenz diskutiert, dann ist es nicht immer einfach auf höfliche Art und Weise zu Wort zu kommen. Man muss dann gelegentlich dem anderen, den Kollegen ins Wort fallen. Um diese unschönen Verhaltensweisen erst gar nicht aufkommen zu lassen, kann ein sensibler Moderator für gute Gesprächsführung sorgen, indem er inhaltlich agiert und den entsprechenden Kollegen das Wort vergibt und wiederholt nachfragt, wer zu diesem Sachverhalt noch eine Wortmeldung oder einen Redebeitrag hat.
Auch wenn es scheint, dass Telefonkonferenzen leicht zu handhaben sind: Es muss dabei bedacht werden, dass die Stimme neben dem Gesagten dabei das einzige Signal ist, dass ausgesendet wird. Sitzen Menschen persönlich in einer Besprechung beispielsweise, senden Sie weitere Signale aus: über Körperhaltung, Gestik, Mimik etc. All dies entfällt bei einer Telefonkonferenz und die Teilnehmer sind einzig auf das Hören angewiesen. Das verlangt von allen Beteiligten mehr Einfühlungsvermögen.

Bei einem Videochat wird neben dem Ton auch das Livebild von Ihnen übertragen. Livebilder werden häufig eher von unten aufgenommen – das führt selten zu schönen Ergebnissen. Prüfen sollten Sie auch, was die anderen Teilnehmer außerdem einsehen können. Faustregel dafür: Zu empfehlen sind neutrale aufgeräumte Hintergründe.

Zusammenfassung

Auf eine Videokonferenz gilt es sich im Homeoffice genauso vorzubereiten wie auf einen üblichen Büro- oder Arbeitstag. Viele Menschen haben formelle Arbeitskleidung. Eine Videokonferenz – auch nur mit Kollegen – gehört ganz klar zum Businessteil Ihres Lebens – und damit ist der in Ihrem Unternehmen herrschende Dresscode relevant.
Das Ziel: Es ist sicher eine Typsache, ob es für eine Person wichtig oder unrelevant ist, ob man in der Jogging-, Schlaf- oder Businesshose mit der oder dem Vorgesetzen telefoniert oder videochattet. Doch im Video sollten Sie exakt so gepflegt und korrekt im Business-Outfit auftreten wie Ihre Kollegen oder der Chef Sie kennen.

Autor des Magazinbeitrages

Dr. Sabine Theadora Ruh - Dozentin und Tutorin des DeLSt

Dr. Sabine Theadora Ruh

  • Wirtschaftsjournalistin 
  • Dozentin und Tutorin des DeLSt

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