Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement - ein Beruf mit vielen Perspektiven
Der Beruf der Kauffrau/-mann für Büromanagement zeichnet sich durch hohe Vielfalt und enorme Praxisrelevanz aus. Als Fachkraft, die sich um die kaufmännische Steuerung und Verwaltung der bürowirtschaftlichen Abläufe kümmert, bist du in nahezu allen Branchen gefragt. Deshalb umfasst die Ausbildung auch ein breit gefächertes fachliches Spektrum. Das Berufsbild der Kauffrau/-mann für Büromanagement vereint die früheren Ausbildungsberufe Bürokauffrau/-mann und Kauffrau/-mann für Bürokommunikation.
Ein besonderes Merkmal sind die Wahlqualifikationen, die während der Ausbildung gewählt werden und die Weichen für die zukünftige Spezialisierung stellen.
Struktur der Ausbildung
Die Ausbildung gliedert sich in mehrere Schwerpunkte. Dazu zählen:

- Pflichtqualifikationen, die berufsprofilgebende Fertigkeiten und Kompetenzen vermitteln.
- Wahlqualifikationen, die zusätzliche spezialisierte Kenntnisse und Fertigkeiten bereitstellen.
- Integrative Fertigkeiten und Kenntnisse, die für die Steuerung kaufmännischer Prozesse im Unternehmen von Bedeutung sind.
So wird die wachsende Komplexität betrieblicher Anforderungen berücksichtigt und gleichzeitig die Ausbildung abwechslungsreich und praxisnah gestaltet.
Wahlqualifikationen im Überblick
Im Rahmen deiner Ausbildung wählst du mindestens zwei Wahlqualifikationen, die dann im weiteren Verlauf und in der Abschlussprüfung eine zentrale Rolle spielen. Bist du besonders motiviert, kannst du auch noch eine dritte Wahlqualifikation dazu wählen und deine eigene fachliche Vielfalt noch weiter ausbauen. So kannst du vielleicht auch potenzielle Arbeitgeber von deiner Vielseitigkeit überzeugen.
Am Deutschen eLearning Studieninstitut (DeLSt) stehen dir die folgenden Wahlqualifikationen zur Verfügung:
Auftragssteuerung und -koordination | Diese Wahlqualifikation vermittelt vertiefte Kenntnisse zur Gewinnung, Abwicklung und Nachbearbeitung von Aufträgen. Hierbei lernst du, wie Kundenaufträge effizient geplant, koordiniert und kontrolliert werden, um eine reibungslose Durchführung sicherzustellen. |
Kaufmännische Steuerung und Kontrolle | In diesem Bereich beschäftigst du dich mit finanziellen Prozessen im Unternehmen. Dazu gehören die Buchführung, das Controlling und die Analyse von Kosten und Erträgen, um die wirtschaftliche Steuerung des Unternehmens aktiv zu unterstützen. |
Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) | Diese Qualifikation bietet ein umfassendes Wissen über die Organisation und Steuerung kaufmännischer Prozesse, speziell zugeschnitten auf die Anforderungen kleinerer und mittelständischer Unternehmen. |
Marketing und Vertrieb | Du erlernst hier die Grundlagen des Marketings, einschließlich der Erstellung von Werbemaßnahmen, der Marktanalyse sowie der Kundenberatung und -betreuung. Ziel ist es, Produkte und Dienstleistungen effektiv am Markt zu positionieren. |
Personalwirtschaft | In dieser Wahlqualifikation geht es um die Planung und Durchführung von Personalmaßnahmen. Du lernst, wie Personalbedarf ermittelt, neue Mitarbeiter gewonnen und bestehende Mitarbeiter weiterentwickelt werden. |
Assistenz und Sekretariat | Hier stehen die Organisation und Koordination von Terminen, die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen im Vordergrund. |
Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement | Diese Wahlqualifikation umfasst die Planung und Umsetzung von PR- und Kommunikationsmaßnahmen. Du erlernst zudem, wie Veranstaltungen erfolgreich konzipiert und durchgeführt werden. |
Darüber hinaus gibt es noch drei weitere Wahlqualifikationen, die ebenfalls von der IHK angeboten werden:
Einkauf und Logistik | Diese Qualifikation vermittelt Kenntnisse über die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sowie die Steuerung und Optimierung von Lagerprozessen und Lieferketten. |
Verwaltung und Recht | In diesem Bereich erwirbst du grundlegendes Wissen über administrative Abläufe sowie rechtliche Rahmenbedingungen, die im Unternehmen zu beachten sind. |
Öffentliche Finanzwirtschaft | Diese Wahlqualifikation konzentriert sich auf die Besonderheiten der Finanzwirtschaft im öffentlichen Sektor, darunter Haushaltsplanung, Finanzkontrolle und die Verwaltung öffentlicher Mittel. |
Wahlqualifikationen als entscheidender Faktor
Die gewählten Wahlqualifikationen sind entscheidend für deine berufliche Entwicklung als Kauffrau/-mann für Büromanagement. Du kannst deine eigenen Interessen und Stärken in den Fokus der Ausbildung rücken und dein fachliches sowie praktisches Wissen gezielt fördern. Dank dieser Spezialisierung kannst du dich bereits während deiner Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement optimal auf die Anforderungen deines zukünftigen Berufsfelds vorbereiten.
Anforderungen und Abschlussprüfung zur Kauffrau für Büromanagement
Herausforderungen und Anspruch der Ausbildung
Die Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement deckt ein breites Spektrum an kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben ab. Das kann herausfordernd sein. Durch die Vielseitigkeit der Themen wird dir aber eine abwechslungsreiche und praxisnahe Lernumgebung geboten. Mit guter Vorbereitung und strukturiertem Lernen sind die Anforderungen dennoch ohne Probleme zu meistern.
Voraussetzungen für den Start der Ausbildung
Willst du die Weiterbildung Vorbereitung auf die Externenprüfung Kauffrau/-mann am DeLSt absolvieren, musst du keine fachlichen Voraussetzungen erfüllen. Lediglich ein internetfähiges Endgerät, wie beispielsweise ein Laptop oder Smartphone sind notwendig.
Möchtest du anschließend und ergänzend noch die Prüfung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement (IHK) bei der IHK ablegen, musst du 4,5 Jahre Berufspraxis im kaufmännischen Bereich vorweisen. Diese müssen aber erst zum Zeitpunkt der IHK-Prüfung erfüllt sein. Das ermöglicht dir, ggf. fehlende Berufspraxis auch parallel zur Weiterbildung zu erwerben.
Darüber hinaus sind folgende Eigenschaften und Interessen vorteilhaft, aber keinesfalls erforderlich:
- Interesse an kaufmännischen Prozessen
- Organisatorisches Geschick
- Verantwortungsbewusstsein
Wichtige Kompetenzen für den Berufserfolg
Für eine erfolgreiche Ausbildung und spätere Berufstätigkeit sind verschiedene Schlüsselkompetenzen erforderlich:
- Organisationstalent: Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe effizient zu planen und zu koordinieren.
- Kommunikationsstärke: Souveräner Umgang mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern.
- Zahlenverständnis: Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Daten, zum Beispiel für die Buchhaltung.
- IT-Kenntnisse: Erfahrung mit Office-Anwendungen wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation.
Aufbau und Bestandteile der Abschlussprüfung
Die Abschlussprüfung ist in zwei Abschnitte unterteilt:
- Schriftlicher Prüfungsteil: Dieser Teil dauert 120 Minuten und umfasst Inhalte aus der ersten Hälfte der Ausbildung. Die erzielten Leistungen fließen mit 25 % in das Gesamtergebnis ein. Der abschließende zweite schriftliche Prüfungsteil macht die verbleibenden 75 % der Bewertung aus.
- Mündlicher Prüfungsteil: In einem 20-minütigen fallbezogenen Fachgespräch stellst du dein Wissen unter Beweis. Du hast dabei die Wahl zwischen: der Bearbeitung praxisorientierter Aufgaben aus einer deiner Wahlqualifikationen oder der Präsentation eines Reports zu einer betrieblichen Fachaufgabe.
Neben Fachkenntnissen werden hierbei Problemlösungskompetenz und Kommunikationsfähigkeit bewertet.
Überblick über das Büromanagement
Als Kauffrau/-mann für Büromanagement umfasst dein Aufgabenfeld sämtliche organisatorische und administrative Prozesse, die sicherstellen, dass die Geschäftsabläufe reibungslos funktionieren. Dazu gehört die Planung und Koordination von Terminen, die Bearbeitung des Schriftverkehrs, die Verwaltung von Daten aber auch die Unterstützung verschiedener Fachabteilungen.
Du, als Fachkraft für Büromanagement, trägst durch deine effiziente Arbeit wesentlich zur Stabilität und Struktur eines Unternehmens bei. Du arbeitest oft bereichsübergreifend und bist beispielsweise im Personalwesen, in der Buchhaltung, im Marketing oder im Kundenservice tätig.
Wichtige Tätigkeiten einer Kauffrau für Büromanagement
Die Tätigkeiten als Kauffrau/-mann im Büromanagement sind äußerst vielfältig und erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Typische Aufgaben sind unter anderem:
- Organisation und Koordination: Planung und Überwachung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Projekten.
- Kommunikation: Pflege der internen und externen Korrespondenz, sei es per E-Mail, Telefon oder im direkten Gespräch.
- Verwaltung: Bearbeitung, Ablage und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen sowie die Pflege von Datenbanken.
- Buchhaltung: Unterstützung bei finanziellen Aufgaben wie der Rechnungsstellung, der Kostenkontrolle und dem Mahnwesen.
- Personalverwaltung: Organisation und Unterstützung bei Bewerbungsprozessen, Arbeitszeitverwaltung und interner Kommunikation mit Mitarbeitern.
- Marketing und Vertrieb: Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen, Unterstützung bei Werbemaßnahmen sowie die Betreuung von Kundenanfragen.
Durch dieses abwechslungsreiche Aufgabenfeld stehst du nicht nur ständig vor neuen, spannenden Herausforderungen, sondern kannst auch wichtige Kompetenzen, wie beispielsweise Organisationstalent, immer weiter entwickeln.
Bereite dich am DeLSt gezielt auf die IHK-Prüfung vor
Der Vorbereitungskurs am DeLSt verschafft dir die nötigen fachlichen Kompetenzen, um die Prüfung als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement abzulegen und im Beruf erfolgreich zu sein. Sämtliche für das Büromanagement relevanten Fachgebiete, von den kaufmännischen Grundlagen über nachhaltiges Denken und qualitätsorientiertes Handeln bis zu praktischen Aufgaben, etwa der Beschaffung von Waren und externen Dienstleistungen im Rahmen der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination, werden hier abgedeckt.
Je nach Wahlqualifikation lernst du, was im Hinblick auf die Büroorganisation zu beachten ist, wie Kundenkontakte ausgestaltet sind und welche Bedeutung die öffentliche Finanzwirtschaft für Unternehmen aufweist.
Alle Kompetenzen eignest du dir bei freier Zeit- und Ortswahl an und bist somit während der Ausbildung maximal flexibel. Dies schafft die Option, den Vorbereitungskurs berufsbegleitend zu durchlaufen. Der Einstieg in den Kurs ist täglich möglich, zudem lernst du mithilfe moderner Methoden des E-Learnings und erhältst jederzeit eine hervorragende Unterstützung am DeLSt.

FAQ
Welche Wahlqualifikationen hat eine Kauffrau für Büromanagement am besten?
- Die Wahl der Wahlqualifikationen sollte sich an deinen beruflichen Interessen und Zielen orientieren. Beliebt sind die Qualifikationen Auftragssteuerung und -koordination, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle sowie Personalwirtschaft. Diese Bereiche bieten dir vielseitige Einsatzmöglichkeiten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen wie Projektmanagement, Finanzen oder Personalwesen. Durch eine fundierte Spezialisierung in diesen Wahlqualifikationen kannst du dich optimal auf deine spätere Karriere vorbereiten. Die Wahl hängt von deinen Interessen und Karrierezielen ab. Beliebt sind oft "Auftragssteuerung und -koordination", "Kaufmännische Steuerung und Kontrolle" sowie "Personalwirtschaft", da sie vielseitige Einsatzmöglichkeiten bieten.
Bis wann kann man die Wahlqualifikationen bei IHK ändern?
- Die Wahlqualifikationen können üblicherweise bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Abschlussprüfung geändert werden. Dieser Zeitpunkt ist jedoch von IHK zu IHK unterschiedlich geregelt. Daher ist es wichtig, sich frühzeitig bei deiner zuständigen IHK zu informieren. Eine rechtzeitige Änderung ermöglicht es dir, dich ausreichend auf die gewählte Qualifikation vorzubereiten und in der Prüfung optimale Ergebnisse zu erzielen. Die Wahlqualifikationen können in der Regel bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Abschlussprüfung geändert werden. Genauere Informationen dazu erhältst du bei deiner zuständigen IHK.